Административный директор / Управляющий делами

Имя

Роман Владимирович

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Горки-10

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

20 лет 5 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Мужской

Возраст

45 лет   (29 ноября 1979)

Опыт работы

Период работы

февраль 2018 — декабрь 2022   (4 года 11 месяцев)

Должность

Административный директор (Заместитель генерального директора)

Компания

ООО "УК Компьюлинк Инфраструктура"

Обязанности

Основные обязанности:

Операционное управление группой компаний (4 юрлица, штатная численность 500+ человек):

- операционное управление деятельностию компании и ее подразделений;

- участие в формировании подразделений, подбор персонала (административный персонал, технический персонал), формирование команды;

- организация работы и координация взаимодействия структурных подразделений, контроль выполнения поставленных задач;

- ведение переговоров, заключение договоров с подрядчиками и поставщиками, контроль закупочных процедур;

- разработка, планирование и управление процессом составления бюджетов и контроля их исполнения (план-факт анализ);

- координация работы с дебиторской и кредиторской задолженностью;

- взаимодействие с региональными и местными органами власти;

- контроль исполнения инвестиционных программ, соблюдение сроков выполнения работ по новому строительству, реконструкции и вводу в эксплуатацию объектов теплоснабжения.

Организация и координация административно-хозяйственного обеспечения управления:

- подбор офисов, заключение договоров аренды, взаимодействие с арендодателями;

- организация и координация административно-хозяйственного обеспечения жизнедеятельности офисов (организация рабочих мест, ИТ-инфраструктуры, закупка и обслуживание оргтехники, закупка хозтоваров и канцтоваров, обеспечение корпоративной мобильной связью, командировки, клининг и др.);

- формирование и управление парком автомобильной и спецтехники.

Организация и координация системы корпоративных коммуникаций, документационного обеспечения управления:

- корректировка с учетом новых видов деятельности, внедрение и поддержка нормативного и регламентного (описание бизнес-процессов, написание регламентов, инструкций) обеспечения деятельности;

- регламентация делопроизводства и документооборота, бизнес-процессов: согласования договоров, заявки на командировки, служебные записки, приказы, доверенности, закупки и др.;

- поддержка электронного документооборота на базе платформы СЭД Directum, подготовка к переходу на 1С Документооборот;

- организация и контроль работы юридически значимого электронного документооборота на базе онлайн-платформ Контур.Диадок, СБИС с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;

- организация процедуры получения сертификатов усиленной квалифицированной электронной подписи для сотрудников по доверенности и Генерального директора в удостоверяющих центрах и в отделениях ФНС.

Достижения:

- Выстроена структура управления административно-хозяйственной и операционной деятельностью четырех бизнес-юнитов.

- Обеспечено эффективное взаимодействия бизнес-юнитов и их подразделений с головной компанией, что позволило выстроить коммуникации между руководством и подчиненными. Развиты и скоординированы процессы управления, нормативного и регламентного (описание бизнес-процессов, регламентов, инструкций) обеспечения на всех уровнях производственно-хозяйственной деятельности, что позволило эффективно сократить и контролировать финансовых затраты и время выполнения задач.

Период работы

июнь 2013 — февраль 2018   (4 года 9 месяцев)

Должность

Директор административного департамента

Компания

ООО "УК Компьюлинк Групп"

Обязанности

Управление, развитие и совершенствование административных ресурсов поддержки бизнеса и документационного обеспечения управления:

- Отдел документооборота/ресепшн/приемная (штат 10 человек)

- Отдел курьерской доставки (штат 6 человек)

- Транспортный отдел (штат 15 человек, автопарк 10+ транспортных средств)

Основные обязанности:

- административно-хозяйственная поддержка жизнедеятельности офиса (3000 м2, до 400+ сотрудников);

- поддержка и совершенствование функциональных обязанностей, эффективности работы и взаимодействия сотрудников вверенных отделов, проработка должностных инструкций, повышение квалификации;

- поддержка и развитие работы ресепшн, приемной, внутренней курьерской службы и транспортного отдела;

- бюджетирование и контроль исполнения бюджета (план-факт) по закрепленным направлениям деятельности, оптимизация и сокращение затрат, проведение тендеров, заключение и сопровождение договоров;

- поддержка и развитие системы корпоративных коммуникаций, документационного обеспечения управления;

- поддержка и развитие процессного управления, нормативного и регламентного (описание бизнес-процессов, регламентов, инструкций) обеспечения деятельной;

- развитие, поддержка и совершенствование системы электронного документооборота на платформе СЭД Directum по бизнес-процессам: - входящая/исходящая корреспонденция; - согласование договоров; - приказы; - служебные записки; - заявка на командировку (отчет); - заявление на отпуск; - заявка на контрагента; - заявки на транспорт/курьера; - доверенности и др. трекеры задач по бизнес-процессам организации.

- создание, развитие и поддержка архива электронных документов (договоры и первичная бухгалтерская документация), регламентация процесса передачи, обработки, хранения и использования оригиналов и электронных копий документов в текущей деятельности.

Ключевые результаты:

- Разработаны внутренние нормативно-методические документы, типовые формы документов (бумажных, электронных);

- Внедрена система электронного документооборота на базе платформы Directum (разработаны Положения об электронном документообороте и электронной подписи);

- Организован перевод бизнес-процессов компании в СЭД (сокращение оборота бумажных документов):

+ Процедура согласования договоров (Положения о подготовке и согласовании договоров на базе СЭД и 1С УПП). Обеспечены прозрачность процесса согласования, сокращение сроков согласования, контроль;

+ Создание архива электронных образов документов (договоры и первичная бухгалтерская документация) на базе 1С УПП. Результат: организация единой среды хранения и использования в текущей деятельности электронных сканкопий договоров, дополнительных соглашений, приложений к ним, а так же первичной бухгалтерской документации;

+ Служебные командировки. Обработка заявок на командировки, подготовка командировочных документов по системе одного окна через СЭД, контроль норм командировочных расходов.

Обеспечено: оптимизация процесса, сокращение сроков, автоматизация контроля Travel Policy (Положение об организации служебных командировок сотрудников), контроль командировочных расходов;

+ Заявки на курьерские отправки. Результат: полная оптимизация работы бизнес-процесса, прозрачность, сокращение расходов, сокращение сроков исполнения заявок, сокращение расходов на внешние курьерские отправления (разработка концепции, выбор внешних компаний, аналитика, мониторинг рынка, годовой бюджет);

+ Организация предоставления и использования корпоративная сотовая связь (разработан Регламента использования корпоративной сотовой связи, проведена аналитика рынка услуг, выбор операторов, заключены договоры, разработка лимитов, оптимизация затрат).

Результат: полная оптимизация работы бизнес-процесса, сокращение затрат, прозрачность, клиентоориентированный подход;

+ Закупки канцелярских и хозяйственных товаров (разработка Регламента закупки канцелярских товаров, мониторинг рынка, аналитика, оптимизация затрат, годовой бюджет).

Результат: выработка средней нормы затрат на чел

Период работы

апрель 2007 — июнь 2013   (6 лет 3 месяца)

Должность

Начальник общего отдела

Компания

ООО "Высшая лига строительства"

Обязанности

- Создание отдела с нуля (разработка концепции, стратегии, правил, бюджет)

- Подбор персонала в отдел, обучение, руководство (секретари, делопроизводители, курьеры, водители - всего 8-10 штатных единиц)

- Постановка, планирование и оптимизация общего документооборота и делопроизводства

- Организация и оптимизация документооборота договоров строительного подряда, проектирования (в рамках обособленного направления делопроизводства и документооборота)

- Разработка внутренних нормативно-методических документов, типовых форм (альбом форм) документов (бумажных, электронных)

- Методическое руководство и помощь подразделениям в части делопроизводства и документооборота (внутри отдела и в структуре компании)

- Разработка системы, внедрение и развитие электронного делопроизводства и документооборота, архив электронных копий документов

- Административно-хозяйственное, организационное и информационное обеспечение деятельности компании.

В итоге: создание единого центра документирования информации: обработка входящих и исходящих документов, архив, контроль исполнения поручений, информационное и административно-хозяйственное обеспечения.

Период работы

ноябрь 2004 — апрель 2007   (2 года 6 месяцев)

Должность

Руководитель секретариата

Компания

ООО "Медиа-С", Издательский дом "Mediasign"

Обязанности

- Руководство отделом (штат 4 человека)

- Постановка, планирование и оптимизация документооборота компании

- Разработка внутренних нормативных и методических документов, типовых форм (шаблонов) документов (в т.ч. электронных)

- Построение, поддержка и оптимизация взаимоотношений с агентами, предоставляющими туристские и админстративно-хозяйственные услуги

- Организация работы call-центра

- Разработка и внедрение системы электронного документооборота (служебные записки, приказы и распоряжения по основной деятельности и кадры) на базе MS Office Outlook.

- Административно-хозяйственное, организационное и информационное обеспечение деятельности компании

Период работы

май 2003 — октябрь 2004   (1 год 6 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "Арина принт центр" издательство журнала "Самозащита без оружия"

Обязанности

- Руководство штатом административного персонала (3 человека)

- Постановка документооборота с "0"

- Общее и кадровое делопроизводство

- Построение и контроль взаимоотношений с агентами, предоставляющими административно-хозяйственные услуги

- Административно-хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса

Период работы

июль 2002 — март 2003   (9 месяцев)

Должность

Специалист Управления делами

Компания

Акционерный банк "Инвестиционно-банковская группа НИКойл" ОАО

Обязанности

- Организация работы архива Банка;

- Осуществление методического руководства и проверок организации документов в делопроизводстве подразделений Банка;

- Разработка внутренних нормативно-методических документов Банка (положение, инструкция, порядок и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

- Разработка типовых форм (шаблонов) документов, используемых в работе Банка

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2002 год

Учебное заведение

Российский Государственный Гуманитарный Университет, Историко-архивный институт

Специальность

Историко-архивоведение

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Разговорный)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готов к командировкам

Навыки и умения

- Развитые компетенции в построении и управлении корпоративных системам поддержки бизнеса: документационное обеспечение управления, административно-хозяйственные ресурсы;

- Опыт разработки и внедрения внутренних корпоративных СЭД на базе Directum с построением матрицы ответственности и регламентирования бизнес-процессов;

- Знание норм делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016, др. в сфере ДОУ)

- Обширный опыт управления административно-хозяйственными ресурсами поддержки офиса;

- Управленческий опыт организации и поддержки операционной и инвестиционной деятельности в группе компаний, осуществляющих регулируемый вид деятельности (теплоснабжение и подача горячей воды);

- Опытный пользователь ПК: Windows, навыки владением программами офисного пакета Microsoft: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio. Опыт работы в системах ЭДО: Lotus Notes, Directum, в системах внешнего ЭДО: КонтурДиадок, СБИС, работа с КриптоПро csp.

Не составляет труда изучение новых программных продуктов

Обо мне

Мои сильные стороны: самостоятельность, умение работать в многозадачном режиме с большим объемом информации, высокая организованность, позитивный настрой, стрессоустойчивость, чувство юмора, умение и способность к обучению и постижению новых знаний и навыков. Играю в футбол и волейбол.

Мои слабые стороны: вспыльчив (но обладаю достаточно сильной стрессоустойчивостью), изредка ленив.